Банкетная пора: снимаем сливки. Как ресторану и заказчику избежать разногласий при организации банкета

Достаточно часто стороны договариваются устно, экономя время на заполнении бумаг. Это допустимо, если речь идет о небольшом количестве гостей. Но в случае масштабного мероприятия, с арендой зала и собственной развлекательной программой для беспроблемного проведения банкета мы советуем заключить договор в письменной форме.

Делимся с вами списком условий, которые мы рекомендуем обязательно включить в договор. Исполнителя– гостиницу, ресторан, зал – будем называть Площадкой.

• Адрес проведения мероприятия, включая название зала – у гостиниц и ресторанов бывает не по одному помещению, и отсутствие точного адреса и указания на конкретный зал позволяет перенести мероприятие в другое место, принадлежащее (или арендуемое) юрлицу в договоре;
• Изменение количества участников. Пропишите максимальное количество гостей, которое способен принять зал, минимальное количество, ниже которого цена не будет снижаться, и за сколько дней Заказчик должен сообщить об изменении числа гостей Площадке;
• Что делать, если в ходе проведения мероприятия возникают дополнительные расходы, например, кто-то из гостей заказывает бутылку коньяка? Чтобы избежать проблем, сторонам надо заранее договориться, что дополнительный чек подписывается только уполномоченным представителем Заказчика, которого желательно записать в договор, или оплачивается непосредственно гостем, разместившим заказ по ходу мероприятия;

• Бывает, что часть блюд и напитков остается, и Заказчик забирает их с собой. Пропишите в договоре, что продукция предназначена исключительно для употребления на месте, а Площадка не несет ответственности за качество этой части еды: никто не знает, в какие условия попадут продукты после выноса с мероприятия;
• То же относится к случаю, если Заказчик настаивает на изменении технологии подачи блюд (повторный разогрев, вторичная подача заказанных продуктов и напитков и так далее);
• Пропишите материальную ответственность Заказчика за порчу имущества участниками мероприятия или иными лицами, подконтрольными Заказчику. В случае причинения такого вреда, подписывается акт о причинении материального ущерба. Важно: если виновная сторона отказывается подписать акт, то акт составляется Площадкой в одностороннем порядке с отметкой «Акт подписать отказался», который в дальнейшем является законным и создает правовые последствия для Сторон;
• Укажите в договоре, в каком мессенджере вы будете обсуждать меню, включите все номера телефонов, с которых будет вестись переписка. Если возникнут серьезные разногласия, то копия переписки может быть принята судом в качестве доказательства;
• Советуем включить пункт о том, что Заказчик отвечает за дисциплинированное проведение Мероприятия и гарантирует, что в ходе него не будет произведено противоправных, аморальных или причиняющих вред действий;
• Обязательно пропишите в договоре, кто отвечает за музыкальное сопровождение и использование другой интеллектуальной собственности (видеозаписи, фотографии) в процессе банкета. Если их обеспечение берет на себя заказчик, обязательно пропишите это в договоре и распределите ответственность за возможные нарушения авторского права;

• Обязательно пропишите в договоре, что отмена мероприятия и перенос даты со стороны Заказчика должен осуществляться только в письменной форме по указанным в договоре адресам электронной почты или мессенджерам. И включите в договор условие о том, что предварительная оплата возврату не подлежит, или, например, подлежит возврату в форме процента от общей суммы при отмене:
  1) за 22 рабочих дня и более до даты проведения Мероприятий – компенсация с Заказчика не взимается;
  2) от 21 до 12 рабочих дней – взимаются 25% общей стоимости услуг;
  3) от 11 до 5 рабочих дней – взимаются 50% общей стоимости услуг;
  4) от 4 до 2 рабочих дней – взимаются 75% общей стоимости услуг;
  5) менее 2 рабочих дней – взимаются 100% общей стоимости услуг.

Вот так примерно может выглядеть график возможной отмены мероприятия, вы можете создать свой, используя этот образец.

В принципе все, что написано выше, относится к взаимоотношениям Площадки и с корпоративным заказчиком, и с частным лицом. Единственное различие, что на страже интересов гражданина стоит закон "О защите прав потребителей», поэтому договор с частным заказчиком нужно заключать особенно внимательно.

И напоследок: рекомендуем выложить банкетный договор и договор бронирования столика в виде оферты на сайт, чтобы гость при оплате через сайт ставил галочку «Ознакомлен и принимаю условия оферты».

У вас появились вопросы? Задать мне вопрос можно в мессенджере Телеграм.

Курбатова Надежда Борисовна,

Руководитель юридического бюро Звезда-Астра

* А. Мерцалова, Д. Андрианова «Пир вашему дому». Газета «Коммерсантъ» №209 от 13.11.2024, стр. 1 https://www.kommersant.ru/doc/7297913?tg